מי הזיז את הגבינה שלי - פתרון קסם 

מי הזיז את הגבינה – פתרון קסם

כללי

העסק , עסק למכירת ותיקון מכונות צילום ומכונות פקס.

בעל העסק ביקש שאיעץ לו בעניין ההתנהלות העסקית לאור הירידה המתמשכת ברווחי העסק.

בעל העסק ביקש שאגיע למקום העסק. הגעתי למקום ומצאתי את עצמי נכנס לחנות לא גדולה שנראתה כמחסן של אוסף אין סופי של מכונות צילום ופקס מגובבים בערמות על מדפים באופן מאוד לא מסודר.

את פני קיבלה גברת משועממת, שישבה כשמאחוריה ערימה של תיקים וקלסרים. בדיעבד הסתבר שזו אשת בעל העסק. בעל העסק לא היה בעסק במועד שקבענו. לאחר המתנה של כשעה הוא הגיע והתנצל שהיה אצל לקוח ונתקע בפקקים. התאפקתי לא לעזוב.

העסק ממוקם בתל אביב באזור די סואן ולא אטרקטיבי , לאחר שעבר ממקום יותר "מכובד".

תיאור הבעיה

העסק למכירה ותיקון של מכונות צילום ופקסים היה עסק מאוד מוצלח, העסיק כ- 10 טכנאי שירות. והיה ממוקם באזור תל אביבי "מכובד" יותר מהמקום בו הוא נמצא בעת הפגישה. המעבר היה לרגל הצטמצמות הפעילות ולצורך הורדת עלויות שכר דירה. בעל העסק הוא מנתניה ומגיע לעסק כל יום לעסק בתל אביב.

העסק נותן שירותים ללקוחות מנתניה עד אשקלון.

עלויות השירות  לכל הלקוחות הוא ללא תלות במקומם הגיאוגרפי זהה.

נקודה כללית חשובה לציון. עלויות מכשירי פקס ומכונות צילום הולכת וקטנה. כדאיות התיקון שואפות לאפס. למעט מכונות גדולות מאוד. בשוק הביתי והמשרדי הקטן, לא מתקנים אלא קונים חדש.

האם אתה מכיר את הספר "מי הזיז את הגבינה שלי."? האם יכול להיות שבעצם אתה נמצא בעסק שהולך ונעלם. אולי כדאי לך לחשוב את שינוי בכוון העסקי, כגון מכירת ציוד (אני לא יכול להתחרות ברשתות הגדולות, ובחברות הגדולות – הוא אמר). אולי תציע להם שיתופי פעולה - כגון שירותי תחזוקה וטיפול ללקוחותיהם (לא נראה לי – הוא אמר). דנו בעוד כמה אפשרויות ואת כולן הוא דחה.

בגלל בעיות רווחיות צמצם בעל העסק את הפעילות בכך שפיטר בהדרגה את כל הטכנאים וכך בעסק נשאר בעל העסק ואשתו.

 איך אתה יודע / בודק את מידת הרווחיות שלך - שאלתי

אני בודק כל חודש כמה נכנס וכמה יצא לפי זה אני קובע.

ואיזה פרמטרים אתה מכניס לחישוב ?

כגון: שכר דירה, ארנונה, מים, חשמל, טלפון, פחת רכב, עלויות תחזוקה של הרכב, רישוי וטסט, הוצאות קבועות הוצאות משתנות. באופן מפתיע חלק גדול מההוצאות לא נלקחו בחשבון וגם לא היו מתועדות באופן שניתן לראות מה אפשר לחסוך ו/או לצמצם.

האם אתה נעזר ברואה החשבון שלך לצורך חישוב הרווחיות שלך ?

לא .

איך אתה מגיע ללקוחות שלך ?

אני נוסע באוטו.

למה אתה לא נוסע בקטנוע בתוך תל אביב. יותר מהר , יותר זול.?

איזה שירותים אתה נותן ללקוחות.?

כל דבר כולל החלפת טונרים במדפסת במכונת הצילום ו/או הפקס?

למה אתה נוסע לטפל בלקוחות ולא שולח טכנאי זוטר.?

למה אתה לא מפנה את הזמן היקר שלך לפתוח וניהול העסק ?

הלקוחות שלי אוהבים שאני מגיע.

יש לך לקוחות מנתניה עד אשקלון. איך אתה מחשב את הרווחיות לכל לקוח.?

אני לא מחשב. ואני לא יודע.

האם יש לך מערכת ממוחשבת בה אתה מנהל את החשבוניות שלך ?

באופן מפתיע התשובה הייתה חיובית.  לרגע היה שביב של תקווה כי קיוויתי שנוכל להוציא מהמערכת אינפורמציה ונוכל לנתח את הרווחיות ללקוח, את הרווחיות של המוצרים, ואת הרווחיות של השירותים.

אלא שהאינפורמציה ואופן הקלדת הנתונים במערכת הייתה חסרת משמעות לצורכי ניתוח נתונים.

הצעתי לבעל העסק שניקח חודש דוגמא, אני אכין לו קובץ אקסל מפורט שבו הוא (או אשתו המשועממת) תכניס את כל נתוני החשבוניות שלו באופן שניתן יהיה לבצע ניתוח בסיסי: שם לקוח, עוסק מורשה, סוג השירות או הפריט שנרכש, כמות, מחיר ליחידה, סה"כ, האם זו קניה חוזרת או חד פעמית, כתובת העסק, וכו' .

לצערי לא המשכנו בתהליך

סיכום

בעל העסק

לא שם לב שהגבינה זזה  ולא ביצע שום שינוי בפעילות העסקית שלו למרות שהבסיס העסקי של פעילותו השתנה

לא ניהל את מערך החשבוניות (הממוחשבות) שלו באופן שניתן היה לבצע ניתוחי כדאיות מוצר / לקוח

לא ביצע מעקב שוטף אחר ההוצאות (כל מרכיבי ההוצאה)  וההכנסות ולא ניתח באופן שוטף ועקבי את המגמות. לא נקט בפעולות מתאימות.

לא השתמש בשירותי רואה החשבון או יעוץ אחר לצורך סיוע בניתוח מצבו הפיננסי והעיסקי

ציפה שיועץ עסקי יבוא וייתן לו פתרון קסם.